Fechar o caixa é conferir se o dinheiro que deveria estar ali está mesmo ali. Veja como fazer o fechamento diário, com dinheiro, Pix, cartão, sangria e troco, e o fechamento mensal, com o saldo de todas as contas conferido com o banco.
Fechamento de caixa é a conferência, no fim de um período, entre o que os registros dizem que deveria haver e o que há de verdade. No comércio, ele costuma ser feito todo dia, na gaveta do caixa. Na empresa como um todo, ele é feito no fim do mês, com o saldo de cada conta.
O objetivo é simples: descobrir cedo quando algo não bate. Um troco errado, uma venda lançada na forma de pagamento errada ou uma despesa paga com o dinheiro da gaveta sem comprovante viram uma diferença pequena no dia. Sem conferência, viram um buraco no mês que ninguém sabe explicar.
O fechamento olha para o que já aconteceu. Para planejar os próximos dias e meses, use o fluxo de caixa empresarial. Para não perder vencimentos, o controle de contas a pagar e receber.
Um não substitui o outro. O diário cuida do dinheiro do balcão. O mensal cuida de todas as contas da empresa.
| Critério | Fechamento diário | Fechamento mensal |
|---|---|---|
| Quem precisa | Quem recebe no balcão: comércio, restaurante, salão, clínica com recepção | Toda empresa, inclusive quem só recebe por Pix, boleto ou transferência |
| Quando | No fim de cada turno ou de cada dia | Nos primeiros dias do mês seguinte |
| O que confere | Dinheiro da gaveta, troco, sangrias, suprimentos e o total de cada forma de pagamento | Saldo de cada conta (banco, caixa, carteiras), contas pagas e recebidas e o resultado do mês |
| Com o quê | Contagem das notas e moedas, relatório do PDV ou das vendas e da maquininha | Extrato de cada banco e os lançamentos do financeiro |
| Resultado | Folha de fechamento assinada, com a diferença explicada | Saldos conferidos e o mês pronto para relatórios e contador |
Os passos 1 a 5 são o fechamento diário do caixa. Os passos 6 a 8, o fechamento do mês.
Antes da primeira venda, conte o dinheiro que fica na gaveta e anote o valor na folha de fechamento. Ele é o saldo inicial do dia e não é venda. Use sempre o mesmo valor de troco, para facilitar a conferência.
Tudo que entra ou sai da gaveta sem ser venda precisa de registro: o reforço de troco (suprimento), a retirada para o cofre (sangria) e as despesas pagas com o dinheiro do caixa, como um motoboy ou um material de limpeza.
No Falcon: cadastre uma conta manual chamada "Caixa" com o saldo inicial. Quando o dinheiro da sangria for depositado no banco, registre uma transferência do Caixa para a conta do banco: ela move o saldo entre as contas sem virar despesa nem receita.
Tire do seu sistema de vendas ou do caderno o total do dia em cada forma: dinheiro, Pix, cartão de débito e cartão de crédito. Só o dinheiro fica na gaveta. Os outros valores vão para o banco e são conferidos de outro jeito.
Calcule o saldo esperado na gaveta: fundo de troco + vendas em dinheiro + suprimentos − saídas − sangrias. Depois conte o dinheiro e compare. A diferença, para mais ou para menos, é a quebra de caixa.
Compare os Pix do dia com o extrato do banco e as vendas no cartão com o relatório da maquininha ou da credenciadora. Se houver diferença, procure a causa (troco errado, venda registrada na forma errada, saída sem registro) e escreva a explicação na folha.
No Falcon: na Conciliação bancária, com o extrato importado ou vindo pelo Open Finance, você vê lado a lado o que está no banco e o que está lançado, e as linhas com mesmo valor e data chegam como sugestão para confirmar.
No fim do mês, todas as vendas, despesas, sangrias depositadas e transferências precisam estar lançadas na conta certa: o dinheiro na conta Caixa, o Pix e os cartões na conta do banco onde caíram. É o que permite fechar o saldo de cada conta.
No Falcon: a Visão geral mostra o saldo de cada conta e quanto foi pago e recebido no mês. Os comprovantes podem ser anexados aos lançamentos.
Pegue o extrato de cada banco e confira linha a linha com os lançamentos. Na conta Caixa, o saldo do sistema deve ser igual ao dinheiro que sobrou no fim do mês. O que estiver no banco e não estiver lançado precisa ser lançado. O que estiver lançado e não estiver no banco precisa ser investigado.
No Falcon: o extrato chega por arquivo OFX, OFC ou CSV a partir do plano Master, ou sozinho pelo Open Finance a partir do Premium. Reenviar o mesmo arquivo não duplica os lançamentos. Veja também a conciliação bancária.
Veja se as contas a pagar e a receber do mês foram baixadas nas datas certas e se as que ficaram em aberto estão mesmo em aberto. Com os saldos conferidos, anote o saldo final de cada conta: ele é o saldo inicial do mês seguinte.
No Falcon: o fluxo de caixa diário, a partir do plano Premium, mostra dia a dia as receitas, as despesas, as transferências e o saldo realizado e previsto. O relatório do extrato pode ser impresso ou salvo em PDF para o contador.
Copie esta estrutura para o Excel, o Google Planilhas ou um caderno. O exemplo é de um dia de uma loja, com a conta feita linha a linha.
| Item | Como calcular | Valor (R$) |
|---|---|---|
| Vendas do dia | Total por forma de pagamento | |
| Dinheiro | Vendas recebidas em espécie | 1.350,00 |
| Pix | Conferir no extrato do banco | 2.480,00 |
| Cartão de débito | Conferir no relatório da maquininha | 1.120,00 |
| Cartão de crédito | Conferir no relatório da maquininha | 1.870,00 |
| Total de vendas | 1.350 + 2.480 + 1.120 + 1.870 | 6.820,00 |
| Dinheiro na gaveta | Só o que é em espécie | |
| (+) Saldo inicial (fundo de troco) | Contado na abertura | 200,00 |
| (+) Vendas em dinheiro | Da linha acima | 1.350,00 |
| (+) Suprimento | Reforço de troco no meio do dia | 100,00 |
| (−) Saídas pagas do caixa | Motoboy 60,00 + material de limpeza 45,00 | 105,00 |
| (−) Sangria | Retirada para o cofre | 1.000,00 |
| (=) Saldo esperado | 200 + 1.350 + 100 − 105 − 1.000 | 545,00 |
| Dinheiro contado | Notas e moedas no fechamento | 540,00 |
| Diferença (quebra de caixa) | 540 − 545: faltam 5,00 | − 5,00 |
Pix e cartões (R$ 5.470,00 no exemplo) não ficam na gaveta: eles entram no banco e são conferidos no extrato. No cartão de crédito, o dinheiro cai no prazo combinado com a credenciadora, já sem a taxa. Para montar a planilha com fórmulas, veja a planilha de controle financeiro.
Livro caixa é o registro, em ordem de data, de todas as entradas e saídas de dinheiro, com o saldo depois de cada movimento. É a base do fechamento: sem ele, não há saldo esperado para comparar.
| Data | Histórico | Entrada (R$) | Saída (R$) | Saldo (R$) |
|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Saldo inicial | 3.000,00 | ||
| 02/10 | Vendas à vista | 1.200,00 | 4.200,00 | |
| 03/10 | Aluguel da loja | 1.500,00 | 2.700,00 | |
| 05/10 | Recebimento de cliente | 850,00 | 3.550,00 | |
| 06/10 | Conta de energia | 320,00 | 3.230,00 | |
| Total | 3.000 + 2.050 − 1.820 | 2.050,00 | 1.820,00 | 3.230,00 |
Mostra quanto entrou, quanto saiu e quanto sobrou em qualquer dia. Serve para fechar o caixa, para explicar o saldo e para entregar ao contador um histórico organizado.
Cada linha precisa de data, descrição clara e um comprovante guardado: nota, recibo ou extrato.
Além do uso gerencial, algumas atividades usam o livro caixa como registro fiscal, como alguns profissionais autônomos que pagam o carnê-leão e algumas empresas, conforme o regime de tributação.
Quem precisa, o que pode ser lançado e como guardar mudam conforme o caso. Confirme com o seu contador antes de usar o livro caixa para impostos.
São nomes do dia a dia para partes do mesmo trabalho. Entender cada um ajuda a saber o que registrar e quando conferir.
É o conjunto de entradas e saídas de um período: as vendas, os recebimentos, os pagamentos, as sangrias e os suprimentos. O movimento do dia é o que vai para a folha de fechamento.
Quando se fala em "relatório de movimento de caixa", em geral é a lista desses movimentos com o saldo no início e no fim do período.
É a rotina completa: registrar cada movimento, fechar o caixa todo dia, conciliar as contas no fim do mês e acompanhar o saldo para não faltar dinheiro.
Uma planilha de controle de caixa resolve no começo. Com várias contas e muitos lançamentos, um sistema financeiro poupa tempo. Para projetar os próximos meses, teste a calculadora de fluxo de caixa.
São eles que fazem o caixa não bater e ninguém saber por quê.
O Falcon Finanças é um sistema financeiro, não um PDV nem uma frente de caixa: as vendas do balcão continuam no seu sistema de vendas. Ele organiza as contas, o saldo e a conferência com o banco.
Cadastre bancos, carteiras e uma conta manual "Caixa", cada uma com saldo inicial e data.
Depósito da sangria e reforço de troco movem o saldo entre as contas sem virar despesa nem receita.
Movimentos de cada conta com o saldo do dia e a marcação do que já foi conferido com o banco. Desde o Gratuito.
Arquivos OFX, OFC ou CSV do internet banking, sem duplicar ao reenviar. A partir do Master.
Saldo e extrato chegam sozinhos do banco, no CPF ou no CNPJ. A partir do Premium.
Receitas, despesas, transferências e saldo dia a dia, previsto e realizado. A partir do Premium.
Cobrança mensal, sem fidelidade. No plano anual, você paga 10 meses e usa 12.
Diário, mensal, folha de caixa e livro caixa.
É a conferência entre o saldo que deveria existir, pelos registros, e o dinheiro que existe de fato, no fim de um dia ou de um mês. Qualquer diferença precisa ser encontrada e explicada.
Anote o fundo de troco na abertura, registre suprimentos, sangrias e saídas durante o dia, separe as vendas por forma de pagamento, conte o dinheiro e compare com o saldo esperado (troco + vendas em dinheiro + suprimentos − saídas − sangrias). Pix e cartões são conferidos no extrato e no relatório da maquininha.
Sangria é a retirada de dinheiro do caixa durante o dia, em geral para o cofre ou para depósito, por segurança. Suprimento é o contrário: dinheiro colocado no caixa, por exemplo, para reforçar o troco. Os dois precisam ser registrados.
Conte de novo, confira se alguma venda foi registrada na forma de pagamento errada, procure saídas e sangrias sem registro e verifique os trocos. Se a diferença continuar, anote o valor e a explicação na folha e assine junto com o responsável.
Use a estrutura da folha de fechamento desta página: vendas por forma de pagamento, saldo inicial, suprimento, saídas, sangria, saldo esperado, valor contado e diferença. Ela funciona no Excel, no Google Planilhas ou em papel. Modelos de fluxo de caixa e contas estão na planilha de controle financeiro.
Depende da atividade e do regime de tributação. Para uso gerencial, ele é recomendado para qualquer negócio. Para saber se você precisa dele para fins fiscais, como no caso de alguns autônomos, e como ele deve ser feito, fale com o seu contador.
O fechamento confere o que já aconteceu: se o saldo registrado bate com o dinheiro real. O fluxo de caixa organiza as entradas e saídas realizadas e previstas para mostrar como o saldo vai ficar nos próximos dias e meses.
Não. O Falcon Finanças não é PDV nem frente de caixa e não registra as vendas do balcão. Ele cuida do financeiro: contas com saldo inicial (inclusive uma conta Caixa), transferências, extrato e conciliação bancária, relatórios e, a partir do Premium, Open Finance e fluxo de caixa diário.
Fluxo de caixa, contas, banco e planilhas.
Cadastre suas contas, inclusive o Caixa, lance o mês e concilie com o extrato. Comece no plano Gratuito do Falcon Finanças.