Como fazer controle financeiro empresarial: passo a passo
Saber quanto entrou, quanto vai sair e se a empresa dá lucro não precisa de planilha complicada. Veja os 8 passos para organizar o financeiro da empresa, a rotina da semana e do mês e os erros que mais atrapalham.
O básicoO que é controle financeiro e o que ele precisa mostrar
8 passosDa separação de PF e PJ ao fechamento do mês com DRE
RotinaO que conferir todo dia, toda semana e todo mês
Resumo em 30 segundos
Controle financeiro empresarial é registrar e acompanhar tudo o que entra e sai da empresa, o que já foi pago e o que ainda vai vencer, para saber o saldo de hoje, o de amanhã e o resultado do mês.
Os 8 passos: separar PF e PJ, cadastrar bancos e cartões, montar as categorias, lançar contas a pagar e receber, conciliar os bancos, controlar os cartões pela fatura, acompanhar o fluxo de caixa e fechar o mês com o DRE.
A rotina: 5 minutos por dia para o que vence, 30 minutos por semana para conciliar e meia hora no fim do mês para o resultado.
Para começar sem custo: o Falcon Finanças tem plano Gratuito permanente, com contas a pagar e receber, categorias, centro de custo, extrato, conciliação e relatórios.
O que é
O que é controle financeiro empresarial?
É o processo de registrar, acompanhar e analisar as movimentações financeiras da empresa: receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, saldos dos bancos, cartões de crédito e o fluxo de caixa.
O objetivo é responder, a qualquer momento, quanto a empresa tem, quanto vai entrar e sair nos próximos dias, onde está gastando mais e se o negócio dá lucro. O saldo do banco mostra só o agora; o controle mostra o que vem pela frente.
Como fazer o controle financeiro da empresa em 8 passos
Siga na ordem. Os primeiros passos são feitos uma vez; os últimos viram rotina.
1Passo 1
Separe as finanças pessoais das da empresa
Tenha conta bancária e cartão no CNPJ e pague as despesas pessoais com o pró-labore, não com o caixa da empresa. Misturar PF e PJ é o erro que mais distorce o resultado.
Conta corrente e cartão só da empresa.
Pró-labore fixo para o sócio.
Gastos pessoais fora do caixa da empresa.
No Falcon: dá para ter a casa e o negócio na mesma conta, em empresas separadas, a partir do plano Basic.
2Passo 2
Cadastre bancos, caixa e cartões com o saldo de hoje
Não é preciso trazer todo o histórico. Comece cadastrando cada conta bancária, o caixa físico e os cartões da empresa com o saldo igual ao do banco no dia de hoje.
Uma conta para cada banco e para o caixa.
Cartões com limite, fechamento e vencimento.
Saldo inicial igual ao extrato do dia.
No Falcon: conecte os bancos e cartões pelo Open Finance (a partir do Master) ou importe o extrato OFX, OFC ou CSV (a partir do Master).
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3Passo 3
Monte as categorias e os centros de custo
As categorias dizem para onde vai o dinheiro (aluguel, folha, impostos, fornecedores) e de onde ele vem (vendas, serviços). Os centros de custo separam por área, projeto, obra ou unidade.
Poucas categorias, bem definidas.
Receitas e despesas separadas.
Centro de custo para comparar áreas ou projetos.
No Falcon: categorias e centro de custo estão em todos os planos, inclusive no Gratuito.
4Passo 4
Lance as contas a pagar e a receber
Registre tudo o que a empresa vai pagar e receber, com vencimento, fornecedor ou cliente e categoria. Contas fixas entram uma vez, como recorrentes; compras e vendas a prazo, como parcelas.
Recorrentes: aluguel, internet, mensalidades.
Parceladas: compras e vendas a prazo.
Comprovante anexado no lançamento.
No Falcon: os lembretes do aplicativo avisam no celular das contas a pagar e a receber do dia.
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5Passo 5
Concilie os bancos toda semana
Conciliar é conferir se cada movimento do extrato está lançado no sistema. É o que garante que o saldo do controle é o mesmo do banco e que nenhum pagamento ou recebimento ficou de fora.
Uma vez por semana, banco por banco.
Dê baixa no que foi pago e recebido.
Investigue diferenças na hora.
No Falcon: a conciliação sugere o lançamento de cada movimento do extrato; você confere e confirma.
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6Passo 6
Controle os cartões pela fatura
Lance as compras do cartão na fatura em que vão ser cobradas e pague a fatura como uma conta. Assim, as parcelas futuras já aparecem nos próximos meses e não pegam o caixa de surpresa.
Compra na fatura certa.
Parcelas nas faturas futuras.
Pagamento da fatura como conta a pagar.
No Falcon: as compras chegam pelo Open Finance (a partir do Master) ou pela importação da fatura em PDF (a partir do Premium).
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7Passo 7
Acompanhe o fluxo de caixa previsto
Com as contas lançadas, o fluxo de caixa mostra o saldo de cada dia ou mês à frente. É ele que avisa, com antecedência, quando vai faltar dinheiro e quando sobra para investir.
Previsto x realizado.
Visão diária para as próximas semanas.
Visão mensal para planejar.
No Falcon: o fluxo de caixa diário e mensal está disponível a partir do Premium. Veja o guia de fluxo de caixa.
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8Passo 8
Feche o mês com o DRE
No fim do mês, compare receitas e despesas por categoria e veja o resultado. O DRE gerencial mostra receita, custos, despesas e lucro ou prejuízo, e ajuda a decidir preços, cortes e investimentos.
Previsto x realizado do mês.
Maiores despesas por categoria.
Resultado e margem.
No Falcon: o DRE gerencial está no plano Gold; clique no valor para ver os lançamentos. Veja o guia de DRE gerencial.
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Rotina
A rotina que mantém o controle em dia
O controle só funciona se virar hábito. Esta é a rotina mínima.
Todo dia · 5 min
O que vence hoje
Pagar o que vence.
Conferir o que entrou.
Lançar despesas novas com o comprovante.
Toda semana · 30 min
Bancos e próximos dias
Conciliar cada banco.
Cobrar quem atrasou.
Olhar o saldo previsto da semana.
Revisar a fatura do cartão.
Todo mês · 30 min
Resultado do mês
Fechar receitas e despesas.
Comparar previsto x realizado.
Analisar categorias e centros de custo.
Planejar o próximo mês.
Planilha ou sistema
Planilha ou sistema de controle financeiro?
A planilha funciona no começo. Quando os lançamentos, os bancos e as pessoas aumentam, ela vira retrabalho.
É o acompanhamento das receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, bancos, cartões e fluxo de caixa de uma empresa, para saber o saldo de hoje, o dos próximos dias e o resultado do mês.
?Como fazer controle financeiro de uma pequena empresa?
Separe as contas pessoais das da empresa, cadastre os bancos e cartões com o saldo de hoje, lance as contas a pagar e receber com categoria, concilie os bancos toda semana, acompanhe o fluxo de caixa e feche o mês olhando o resultado.
?Qual o melhor sistema de controle financeiro empresarial?
O que cobre contas a pagar e receber, bancos, cartões, fluxo de caixa, categorias, relatórios e DRE de forma simples. Veja os critérios e um comparativo de 8 sistemas no guia do melhor sistema financeiro para empresas.
?Existe sistema de controle financeiro empresarial gratuito?
Sim. O Falcon Finanças tem plano Gratuito permanente, sem cartão de crédito, com 40 lançamentos por mês, contas a pagar e receber, categorias, centro de custo, extrato, conciliação e relatórios. Veja o sistema financeiro gratuito.
?Vale a pena trocar a planilha por um sistema financeiro?
Sim, quando a empresa passa a ter muitos lançamentos, parcelas, cartões, mais de um banco ou mais de uma pessoa no financeiro. O sistema avisa vencimentos, importa extratos e gera relatórios sem fórmulas.
?Qual a diferença entre controle financeiro e ERP?
O controle financeiro foca em contas, bancos, cartões, fluxo de caixa e resultado. O ERP inclui também estoque, compras, vendas e produção, e costuma ser mais caro e complexo.
?Um sistema financeiro substitui o contador?
Não. O sistema organiza a rotina, os documentos e os relatórios da gestão. O contador continua responsável pelas obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas.
?O Falcon Finanças serve para BPO financeiro?
Sim. São até 30 empresas na mesma conta no plano Diamante, cada uma com bancos, contas e relatórios próprios, controle de acessos e usuários ilimitados.
?Posso usar o Falcon Finanças pelo celular?
Sim. Há aplicativo para Android, iPhone e iPad, com os mesmos dados da web e lembretes de vencimento das contas a pagar, a receber e da fatura do cartão.
