Controle de contas a pagar e receber: passo a passo
Esquecer um vencimento custa multa; esquecer de cobrar custa caixa. Veja como organizar as contas a pagar e receber da empresa em 7 passos, com lembretes no celular, conciliação e uma rotina simples de cobrança.
O básicoA diferença entre contas a pagar e contas a receber
7 passosDo cadastro à cobrança dos atrasados
RotinaO que conferir todo dia, toda semana e todo mês
Resumo em 30 segundos
Contas a pagar são os compromissos da empresa (fornecedores, aluguel, impostos, folha, fatura do cartão). Contas a receber são o que clientes ainda devem pagar.
A regra de ouro: lance cada conta quando ela nasce, com vencimento, valor e categoria, e não só depois de pagar ou receber.
Os 7 passos: cadastros, contas a pagar, contas a receber, lembretes, baixa e conciliação, cobrança dos atrasados e acompanhamento do fluxo de caixa.
Para começar sem custo: o plano Gratuito permanente do Falcon Finanças já tem contas a pagar e receber, 250 fornecedores, anexos, extrato e conciliação.
O que é
O que são contas a pagar e contas a receber?
O que é contas a pagar? É a lista das obrigações que a empresa já assumiu e ainda vai pagar, cada uma com valor, fornecedor e data de vencimento: compras de fornecedores, aluguel, energia, impostos, folha e parcelas.
O que é contas a receber? É o dinheiro que os clientes já devem à empresa por vendas ou serviços feitos a prazo, cada valor com o cliente e a data prevista para entrar.
São os dois lados da rotina financeira. As contas a pagar mostram as obrigações que a empresa precisa quitar; as contas a receber mostram o dinheiro que ainda vai entrar.
Fornecedores, aluguel, energia, internet, impostos, folha, parcelas e fatura do cartão.
Vendas a prazo, serviços prestados, parcelas de clientes, contratos e mensalidades.
Se esquecer
Multa, juros e desgaste com fornecedores.
Dinheiro parado e inadimplência que cresce.
O que acompanhar
Vencidas, a vencer e pagas.
Atrasadas, a receber e recebidas.
Passo a passo
Como controlar contas a pagar e receber em 7 passos
Os três primeiros organizam a base; os outros mantêm tudo em dia.
1Passo 1
Centralize fornecedores, clientes e categorias
Antes de lançar, tenha num só lugar os fornecedores, os clientes e as categorias de receita e despesa. Isso evita lançamentos soltos e permite ver quanto se paga a cada fornecedor e quanto cada cliente deve.
Fornecedores e clientes com contato e dados bancários.
Categorias simples para receitas e despesas.
Centro de custo, se quiser separar áreas ou projetos.
No Falcon: o plano Gratuito tem até 250 fornecedores e clientes, categorias e centro de custo.
2Passo 2
Lance as contas a pagar antes do vencimento
Toda conta entra no sistema quando chega o boleto ou a nota, com vencimento, valor, fornecedor e categoria. Contas fixas entram uma vez, como recorrentes; compras a prazo, como parcelas.
Recorrentes: aluguel, internet, mensalidades.
Parceladas: compras e financiamentos.
Boleto ou nota anexado no lançamento.
No Falcon: a lista do mês separa o que está vencido, o que vence hoje e o que já foi pago, e dá para pagar várias de uma vez.
3Passo 3
Lance as contas a receber com cliente e vencimento
Cada venda a prazo, serviço prestado ou contrato vira uma conta a receber, na data em que o dinheiro deve entrar. É assim que você sabe quem deve, quanto e desde quando.
Lembrete no celular evita a multa e a cobrança esquecida. Com os lembretes ativados e a permissão de notificações no aparelho, o Falcon avisa das contas a pagar e a receber que vencem hoje e da fatura do cartão que vence amanhã.
Contas a pagar do dia.
Contas a receber do dia.
Fatura do cartão na véspera.
No Falcon: os avisos dependem dos lembretes ativados, da permissão de notificações no aparelho, do acesso do usuário e de documentos ou faturas elegíveis.
5Passo 5
Dê baixa e concilie com o extrato
Quando o dinheiro sai ou entra, dê baixa na conta. Uma vez por semana, confira com o extrato do banco: o que está no extrato e não foi baixado, e o que foi baixado e não está no extrato.
Baixa no dia do pagamento ou recebimento.
Conciliação semanal, banco por banco.
Comprovante anexado na baixa.
No Falcon: a conciliação sugere o lançamento de cada movimento do extrato e está em todos os planos; com o Open Finance (Master), o extrato chega sozinho.
dash.financeiro.app
6Passo 6
Cobre os atrasados toda semana
Recebimento atrasado é dinheiro que a empresa já ganhou e não tem. Separe uma hora fixa na semana para ver as contas a receber vencidas e falar com cada cliente, do maior valor para o menor.
Lista de vencidas toda semana.
Contato no primeiro dia de atraso.
Acordo registrado como nova data ou parcelas.
7Passo 7
Acompanhe o efeito no fluxo de caixa
Com as contas lançadas, o fluxo de caixa mostra o saldo de cada dia à frente. Se aparecer um dia no vermelho, ainda dá tempo de cobrar, renegociar ou adiar um pagamento.
Saldo previsto dos próximos dias.
Previsto x realizado da semana.
Decisão antes do aperto.
No Falcon: o fluxo de caixa diário e mensal está a partir do Premium. Veja o guia de fluxo de caixa.
dash.financeiro.app
Rotina
A rotina das contas a pagar e receber
Pouco tempo, mas com frequência.
Todo dia · 5 min
O que vence hoje
Ver os lembretes do celular.
Pagar e dar baixa.
Conferir o que entrou.
Lançar contas novas com o anexo.
Toda semana · 30 min
Cobrança e conciliação
Conciliar cada banco.
Cobrar os atrasados.
Revisar as contas da semana seguinte.
Conferir a fatura dos cartões.
Todo mês · 30 min
Fechamento
Revisar as recorrentes do próximo mês.
Analisar a inadimplência.
Ver as despesas por categoria.
Comparar previsto x realizado.
Planilha ou sistema
Planilha ou sistema para contas a pagar e receber?
A planilha funciona com poucas contas. Com parcelas, recorrências, clientes e comprovantes, o sistema evita esquecimentos.
Contas a pagar são os compromissos que a empresa precisa quitar, como fornecedores, aluguel, impostos e folha. Contas a receber são os valores que clientes ainda devem pagar, como vendas a prazo, serviços e contratos.
?O certo é "contas a pagar" ou "contas à pagar"?
O certo é "contas a pagar", sem crase. "Pagar" é verbo, e não existe crase antes de verbo: o "a" ali é só preposição, sem o artigo feminino. Pelo mesmo motivo, escreve-se "contas a receber" e "contas a vencer".
?Como fazer o controle de contas a pagar e receber?
Centralize fornecedores, clientes e categorias, lance cada conta com vencimento e valor quando ela nasce, ative os lembretes, dê baixa e concilie com o extrato toda semana, cobre os atrasados e acompanhe o efeito no fluxo de caixa.
?Qual a diferença entre contas a pagar e fluxo de caixa?
As contas a pagar e receber são os compromissos lançados. O fluxo de caixa organiza essas contas por data e mostra o saldo de cada dia. Veja o guia de fluxo de caixa.
?Como reduzir a inadimplência?
Lance cada recebimento com data, cobre no primeiro dia de atraso, mantenha uma lista semanal de vencidas e, se possível, cobre por boleto ou carnê com baixa automática para saber na hora quem pagou.
?Planilha serve para contas a pagar e receber?
Serve com poucas contas. Com parcelas, recorrências, vários clientes e fornecedores e comprovantes, um sistema evita esquecimentos, avisa os vencimentos e concilia com o banco.
?O Falcon Finanças avisa os vencimentos?
Sim. Com os lembretes ativados e a permissão de notificações no aparelho, o aplicativo avisa das contas a pagar e a receber que vencem no dia e da fatura do cartão que vence amanhã.
?O Falcon Finanças emite boletos?
Sim, a partir do plano Exclusive, com baixa automática quando o cliente paga. Veja boletos e carnês.
?Existe sistema de contas a pagar e receber gratuito?
Sim. O plano Gratuito permanente do Falcon Finanças tem contas a pagar e receber, até 40 lançamentos por mês, 250 fornecedores e clientes, 50 anexos, extrato e conciliação, sem cartão de crédito.
