Cadastro completo
Nome, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail e endereço antes da primeira venda a prazo. Para valores altos, consulte o histórico do cliente e comece com prazos curtos.
Guia de cobrança para pequenas empresas
Inadimplência: como reduzir e cobrar clientes em atraso
Cliente que não paga em dia aperta o caixa mesmo quando a empresa vende bem. Veja como calcular a taxa de inadimplência, prevenir atrasos, montar uma régua de cobrança e cobrar com educação, com mensagens prontas.
- Plano grátis para sempre
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Taxa de inadimplênciaFórmula e exemplo conferido
Régua de cobrançaDe 3 dias antes a 30 dias depois
Mensagens prontasWhatsApp e e-mail, sem constranger
Resumo em 30 segundos
- Inadimplência é quando o cliente não paga uma conta depois do vencimento. Um atraso de poucos dias é atraso; a empresa define a partir de quando passa a tratar como inadimplência.
- Taxa de inadimplência = valor vencido e não pago ÷ valor que venceu no período × 100. Se venceram R$ 50 mil e R$ 3.500 seguem em aberto, a taxa é de 7%.
- Prevenir custa menos do que cobrar: cadastro completo, condições por escrito, lembrete antes do vencimento e mais de uma forma de pagamento.
- Cobre com uma régua: lembrete 3 dias antes, aviso no dia, contato em 3, 7 e 15 dias e uma decisão em 30 dias. Sempre com educação e por escrito.
Conceito
O que é inadimplência?
Inadimplência é o não pagamento de uma conta na data combinada. Para a empresa, é o cliente que comprou, recebeu o produto ou o serviço e ainda não pagou depois do vencimento.
Todo atraso começa como um esquecimento ou um aperto do cliente. Se ninguém cobra, ele vira dívida antiga, e a chance de receber cai a cada semana.
Por isso, a maioria das empresas separa o atraso (poucos dias depois do vencimento) da inadimplência (depois de um prazo definido, como 30 dias). O importante é escolher um critério e manter o mesmo todo mês, para comparar.
Este guia trata da cobrança dos seus clientes. Para organizar os vencimentos do dia a dia, veja o controle de contas a pagar e receber; para o efeito no caixa, o fluxo de caixa empresarial.
Como calcular
Como calcular a taxa de inadimplência
A taxa mostra quanto do que deveria ter entrado ficou para trás. Calcule todo mês, sempre com o mesmo critério de atraso.
Taxa de inadimplência por valor
Taxa = valor vencido e não pago ÷ valor total que venceu no período × 100
Use os vencimentos do mês, não as vendas do mês. Uma venda de setembro que vence em outubro entra na conta de outubro.
| Contas a receber que venceram em setembro | R$ 50.000 |
|---|---|
| Recebido até o fim do mês | R$ 46.500 |
| Vencido e não pago | R$ 3.500 |
| Taxa (3.500 ÷ 50.000 × 100) | 7% |
Também dá para medir por quantidade: 9 cobranças em aberto de 120 que venceram dão 9 ÷ 120 × 100 = 7,5%. Por valor mostra o peso no caixa; por quantidade, quantos clientes atrasam.
O impacto da inadimplência no fluxo de caixa
As despesas vencem na data, pague o cliente ou não. O que deixa de entrar sai direto da folga do caixa.
| Despesas do mês | R$ 46.000 |
|---|---|
| Recebimentos previstos | R$ 50.000 |
| Sobra prevista (50.000 − 46.000) | R$ 4.000 |
| Recebido de fato (50.000 − 3.500) | R$ 46.500 |
| Sobra real (46.500 − 46.000) | R$ 500 |
E se os R$ 3.500 nunca forem pagos? Com margem de lucro de 10%, a empresa precisa vender R$ 35.000 a mais (3.500 ÷ 0,10) só para recuperar o que perdeu. Atrasos longos também aumentam a necessidade de capital de giro.
Causas e prevenção
Por que os clientes atrasam e como prevenir
Boa parte dos atrasos não é má-fé. É esquecimento, falta de clareza ou dificuldade para pagar. Atacar essas causas reduz a inadimplência antes de precisar cobrar.
Causas mais comuns
- EsquecimentoO cliente não anotou a data e ninguém lembrou.
- Condições pouco clarasValor, vencimento ou forma de pagamento combinados só de boca.
- Aperto no caixa do clienteEle paga primeiro quem cobra primeiro.
- Forma de pagamento difícilSó transferência, só boleto ou dados bancários que ele não acha.
- InsatisfaçãoAlgum problema no produto ou no serviço que ficou sem resposta.
- Venda sem análisePrazo longo e valor alto para quem nunca comprou antes.
Como prevenir a inadimplência
Condições por escrito
Valor, vencimento, forma de pagamento, multa e juros por atraso no orçamento, no contrato ou na nota. O cliente sabe o que combinou.
Lembrete antes do vencimento
Uma mensagem curta 3 dias antes resolve boa parte dos esquecimentos. Faça disso uma rotina, não uma exceção.
Várias formas de pagamento
PIX, boleto e cartão. Quanto mais fácil pagar, menos desculpa para atrasar. Desconto para pagamento antecipado também ajuda.
Passo a passo
Régua de cobrança passo a passo
Uma régua de cobrança é a sequência de contatos que a empresa faz antes e depois do vencimento. Defina uma vez e siga para todos os clientes, do mais educado ao mais firme.
1Passo 1
3 dias antes: lembrete amigável
Mande uma mensagem curta com o valor, a data e o jeito de pagar. Não é cobrança, é ajuda para o cliente não esquecer. Junte o boleto, a chave PIX ou o link de pagamento.
- Valor, vencimento e forma de pagamento.
- Boleto ou chave PIX na mesma mensagem.
- Tom de lembrete, não de cobrança.
No Falcon: no Contas a receber, a coluna Situação mostra o que vence em poucos dias, como “Vence em 3 dias”, e a lista do que está a receber vem agrupada por prazo.
2Passo 2
No dia do vencimento: confirme o pagamento
No fim do dia, veja quem pagou e dê baixa. Para quem não pagou, um aviso leve: “hoje é o vencimento, se já pagou desconsidere”. Muitos pagam no mesmo dia.
- Baixe o que já entrou antes de cobrar.
- Aviso curto só para quem não pagou.
- Nunca cobre quem já pagou.
No Falcon: o aplicativo avisa no celular quando há contas a receber vencendo no dia, com os lembretes de vencimento ativados e a permissão de notificações.
3Passo 3
3 dias depois: primeiro contato
Mande uma mensagem educada perguntando se houve algum problema e reenvie a forma de pagamento. Neste ponto, quase sempre é esquecimento.
- Pergunte, não acuse.
- Reenvie o boleto ou o PIX.
- Registre a data do contato.
No Falcon: as receitas vencidas aparecem em vermelho, com “Vencida há 3 dias” na coluna Situação e o total em Vencidas.
4Passo 4
7 dias depois: ligue
Telefone resolve o que a mensagem não resolveu. Entenda o motivo do atraso e combine uma data de pagamento. Anote o que foi combinado e confirme por escrito.
- Entenda o motivo do atraso.
- Combine uma data, não um “vou ver”.
- Confirme o combinado por mensagem.
5Passo 5
15 dias depois: proponha uma negociação
Se o cliente não tem como pagar tudo, ofereça um acordo: uma entrada e o restante em parcelas, ou uma nova data. Um acordo cumprido vale mais do que uma dívida inteira parada.
- Entrada mais parcelas que caibam no bolso dele.
- Novos vencimentos por escrito.
- Suspenda novas vendas a prazo até regularizar.
No Falcon: o acordo pode virar uma receita parcelada; a partir do plano Exclusive, o Falcon gera o carnê com os boletos das parcelas pelo Asaas.
6Passo 6
30 dias depois: cobrança formal e decisão
Envie uma cobrança formal por e-mail com o valor, as datas e os contatos já feitos. Depois, decida o próximo passo: novo acordo, protesto, negativação, cobrança judicial ou registrar a perda. Para os caminhos formais, converse antes com um advogado ou com o contador.
- Cobrança formal por escrito.
- Histórico de contatos guardado.
- Decisão com apoio de advogado ou contador.
Como cobrar cliente
Como cobrar um cliente com educação: modelos de mensagem
Cobrar com educação não é ser mole. É ser claro, curto e respeitoso, sem expor o cliente. Adapte o texto ao seu jeito de falar.
Lembrete
Olá, Ana! Tudo bem? Passando para lembrar que a mensalidade de outubro, de R$ 450,00, vence no dia 31/10. Segue o boleto e a chave PIX. Qualquer dúvida, é só chamar.
Aviso de vencimento
Oi, Ana! Hoje vence a mensalidade de R$ 450,00. Se já pagou, desconsidere esta mensagem e obrigado!
Primeiro contato
Olá, Ana! Não identificamos o pagamento da mensalidade de R$ 450,00, que venceu em 31/10. Aconteceu algum problema? Reenvio o boleto atualizado. Se preferir, podemos combinar uma nova data.
Cobrança formal
Prezada Ana, consta em aberto a mensalidade de outubro, de R$ 450,00, vencida em 31/10, sobre a qual entramos em contato em 03/11, 07/11 e 15/11. Pedimos a regularização até 07/12 ou o contato para negociarmos uma forma de pagamento. Seguem o boleto e os nossos contatos.
Cobre em horário comercial, só o responsável pela conta e sempre por um canal privado. Nunca exponha a dívida para outras pessoas, em grupos ou nas redes sociais.
Negociação
Negociação, parcelamento e quando protestar ou negativar
Antes de qualquer medida formal, tente um acordo que o cliente consiga cumprir.
Como negociar uma dívida em atraso
- Ouça o motivo do atraso antes de propor.
- Peça uma entrada: mostra compromisso e já reduz a dívida.
- Parcele em valores que caibam no orçamento do cliente.
- Combine as novas datas por escrito e envie as cobranças de cada parcela.
- Defina o que acontece se uma parcela atrasar.
| Dívida em atraso | R$ 1.200 |
|---|---|
| Entrada de 30% na hora | R$ 360 |
| Restante em 2 parcelas de R$ 420 | R$ 840 |
| Total do acordo (360 + 840) | R$ 1.200 |
Multa e juros por atraso só podem ser cobrados se estiverem previstos no que foi combinado. Para saber os limites que valem para o seu caso, consulte o contador ou um advogado.
Quando a negociação não dá certo, existem caminhos formais. O protesto é feito em cartório e registra a dívida oficialmente. A negativação inclui o nome do devedor em órgãos de proteção ao crédito. Há também a cobrança judicial e as empresas de cobrança terceirizada.
Cada caminho tem requisitos, custos, prazos e regras de aviso ao devedor, que dependem do tipo de dívida e do documento que a comprova. Por isso, este guia não traz um passo a passo legal: antes de protestar, negativar ou entrar na Justiça, converse com um advogado ou com o contador.
Em geral, a medida formal faz sentido quando a dívida tem documento (contrato, nota, boleto ou duplicata), o valor compensa o custo e o cliente parou de responder. Para valores pequenos, às vezes o melhor é registrar a perda e revisar a política de venda a prazo.
Seja qual for a decisão, mantenha o registro de cada contato e acompanhe as entradas no fluxo de caixa.
Erros comuns
Erros comuns na cobrança de clientes
Eles aumentam a inadimplência ou fazem a empresa perder o cliente sem receber.
- Só cobrar quando o caixa aperta. Quanto mais antiga a dívida, mais difícil receber.
- Não ter uma régua. Cada cliente recebe um tratamento e nada é cobrado com regularidade.
- Cobrar quem já pagou. Dê baixa nos recebimentos antes de mandar qualquer mensagem.
- Combinar tudo de boca. Sem valor, data e condições por escrito, a cobrança vira discussão.
- Expor o cliente. Cobrança em grupo, em público ou com ameaças gera problema e não resolve.
- Continuar vendendo a prazo para quem está em atraso. A dívida só cresce.
- Aceitar acordo que não cabe no bolso do cliente. Ele atrasa de novo e você recomeça do zero.
- Não medir a taxa de inadimplência. Sem o número, não dá para saber se a política de prazo está funcionando.
No Falcon Finanças
Como o Falcon Finanças ajuda a reduzir a inadimplência
Saber quem deve, quanto e desde quando é o primeiro passo da cobrança.
Contas a receber com situação
Cada receita com vencimento e situação: vence hoje, vence em 3 dias, vencida há 5 dias ou recebida, mais o total vencido. Desde o plano Gratuito.
Lembretes no celular
O aplicativo avisa quando há contas a receber vencendo no dia, para você conferir e cobrar na hora certa.
Boletos e carnês
Boleto direto da receita pela sua conta Asaas e carnê com PIX para vendas parceladas. Quando o cliente paga, a baixa é automática. A partir do plano Exclusive.
Relatórios
Recebido e a receber do período, com filtros, para acompanhar o que está em aberto e calcular a taxa de inadimplência todo mês.
Planos do Falcon Finanças
Comece grátis e mude quando precisar
Cobrança mensal, sem fidelidade. No plano anual, você paga 10 meses e usa 12.
GratuitoR$ 0Permanente. 40 lançamentos por mês, 1 usuário e 1 empresa.
BasicR$ 24/mês150 lançamentos, cartões, metas, recibos e 2 empresas.
MasterR$ 52/mês2 usuários, agenda e importação de OFX.
PremiumR$ 76/mêsOpen Finance, fluxo de caixa, fatura em PDF e NFS-e.
ExclusiveR$ 128/mêsBoletos, proposta comercial e 2 conexões.
GoldR$ 180/mêsDRE, 10 empresas e 6 conexões.
DiamanteR$ 360/mês30 empresas, usuários ilimitados e 12 conexões.
Dúvidas frequentes
Perguntas sobre inadimplência
Conceito, cálculo, cobrança e negociação.
?O que é inadimplência?
É o não pagamento de uma conta na data combinada. Para a empresa, é o cliente que já recebeu o produto ou o serviço e não pagou depois do vencimento.
?Como calcular a taxa de inadimplência?
Divida o valor vencido e não pago pelo valor total que venceu no período e multiplique por 100. Se venceram R$ 50.000 e R$ 3.500 seguem em aberto, a taxa é de 7%.
?Qual é uma taxa de inadimplência aceitável?
Depende do setor, do prazo e do tipo de cliente. Mais útil do que comparar com outras empresas é acompanhar a sua taxa todo mês, com o mesmo critério, e ver se ela sobe ou desce.
?Como cobrar um cliente sem ser chato?
Com uma régua definida e mensagens curtas: lembrete antes do vencimento, aviso no dia e contatos educados depois. Pergunte se houve algum problema, reenvie a forma de pagamento e nunca exponha o cliente.
?Como cobrar um cliente inadimplente?
Ligue para entender o motivo, proponha um acordo com entrada e parcelas que ele consiga pagar e registre tudo por escrito. Se não houver acordo, envie uma cobrança formal e avalie com um advogado ou com o contador os caminhos formais.
?Posso cobrar multa e juros por atraso?
Somente se estiverem previstos no que foi combinado com o cliente, como no contrato, na nota ou no boleto. Os limites dependem do caso; consulte o contador ou um advogado.
?Quando protestar ou negativar um cliente?
Em geral, quando a dívida tem documento, o valor compensa o custo e a negociação não funcionou. Cada caminho tem regras próprias, por isso converse antes com um advogado ou com o contador.
?Como o Falcon Finanças ajuda na cobrança?
O contas a receber mostra o que vence hoje, o que está vencido e há quantos dias; o aplicativo avisa as contas a receber do dia; e, a partir do plano Exclusive, o Falcon gera boletos e carnês pelo Asaas com baixa automática quando o cliente paga.
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Continue organizando os recebimentos
Contas a receber, boletos, caixa e capital de giro.
Contas a pagar e receberVencimentos e baixas em diaBoletos e carnêsCobrança com baixa automáticaFluxo de caixa empresarialEntradas, saídas e saldo previstoCapital de giroQuanto dinheiro a operação prendePrecificaçãoPreço que cobre custos e margemCalculadora de fluxo de caixaSaldo do período em segundos
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