A planilha ajudou a empresa a chegar até aqui. Quando ela começa a dar mais trabalho do que respostas, é hora de mudar. Veja os sinais, o que você perde e o que ganha e como levar os dados para um sistema sem digitar tudo de novo.
O problema não é usar planilha: para quem tem poucas contas, uma conta bancária e tempo para manter tudo em dia, ela funciona. Se você ainda está nessa fase, comece pela nossa planilha de controle financeiro grátis.
Ela fica pequena quando o volume cresce: mais vencimentos, mais bancos e cartões, mais gente mexendo no mesmo arquivo. A partir daí, manter a planilha toma mais tempo do que ela devolve em informação.
Este guia é sobre a troca em si. Se você ainda está comparando opções, veja como escolher um sistema financeiro para pequenas empresas; se o financeiro está desorganizado, comece pelo plano de 30 dias para organizar do zero.
Vale olhar os dois lados. A planilha tem vantagens reais; o sistema troca parte da liberdade por trabalho automático.
| Critério | Planilha | Sistema financeiro |
|---|---|---|
| Formato | ✓ Do jeito que você quiser | ! Segue a estrutura do sistema |
| Custo | ✓ Grátis | ✓ Do plano grátis a planos mensais |
| Vencimentos | ✕ Dependem de alguém abrir o arquivo | ✓ Lembretes no celular |
| Extrato do banco | ! Copiar, colar e conferir à mão | ✓ Importado e conferido com sugestões |
| Cartões e parcelas | ! Fórmulas para cada fatura | ✓ Parcelas na fatura certa |
| Mais de uma pessoa | ! Versões paralelas e fórmulas apagadas | ✓ Usuários com acesso definido |
| Comprovantes | ✕ Em outra pasta, no e-mail ou no WhatsApp | ✓ Anexados no lançamento |
| No celular | ! Difícil de usar na tela pequena | ✓ Aplicativo com os mesmos dados |
No Falcon Finanças, o controle de acessos por usuário está a partir do Premium e o aplicativo funciona em Android, iPhone e iPad.
A ideia é trazer o que importa para frente, sem redigitar o passado. Siga na ordem.
Abra a planilha e anote o que é usado de verdade: quais abas, quais colunas e quais totais você olha toda semana. O que ninguém consulta não precisa ir para o sistema.
Escolha um dia para começar, de preferência o primeiro dia do mês ou hoje, e anote o saldo de cada banco, do caixa e de cada cartão nesse dia. Esse é o ponto de partida: o histórico antigo continua na planilha, guardado como arquivo.
No Falcon: cadastre cada conta com o saldo inicial da data de corte. Se conectar os bancos pelo Open Finance, até 12 meses de movimentações chegam na conexão.
Transforme os nomes da coluna de categoria em categorias de receita e despesa, e aproveite para juntar as repetidas. Depois, traga clientes e fornecedores, que costumam ser a lista mais longa.
No Falcon: importe clientes e fornecedores pela planilha modelo, em .xlsx ou .csv, a partir do Premium; quem já existe é atualizado pelo CPF ou CNPJ. Veja Importações na Central de Ajuda.
Leve para o sistema tudo o que vence a partir da data de corte, com vencimento, valor, categoria e fornecedor ou cliente. Se a planilha já tem essas colunas, basta copiá-las para o modelo de importação em vez de redigitar.
No Falcon: a importação de planilhas de despesas e de receitas está a partir do Premium. Categorias, fornecedores e clientes que não existem são cadastrados na hora, e as linhas com erro aparecem para corrigir antes de gravar. Parcelamentos e recorrências não entram pela planilha: cadastre-os direto no sistema.
Em vez de copiar o extrato para a planilha, deixe o sistema ler o arquivo do banco ou receber as movimentações direto. Cada linha do extrato é conferida com o que foi lançado.
No Falcon: a importação de extrato por arquivo está a partir do Master e o Open Finance a partir do Premium, no CPF ou no CNPJ. A conciliação sugere o lançamento de cada linha, e enviar o mesmo arquivo de novo não duplica nada. Veja Como importar o extrato bancário.
Cadastre cada cartão com o dia de fechamento e de vencimento e lance as compras da fatura aberta. As parcelas que estavam espalhadas em colunas da planilha passam a aparecer nas faturas futuras.
No Falcon: envie a fatura em PDF ou receba as compras pelo Open Finance, a partir do Premium. Veja como importar a fatura em PDF.
No primeiro mês, lance tudo no sistema e, se der segurança, mantenha a planilha só como conferência. No fechamento, compare os saldos e os totais por categoria. Se baterem, a planilha vira arquivo e o sistema passa a ser a única fonte.
No Falcon: ative os lembretes no aplicativo para as contas que vencem no dia. O fluxo de caixa diário e mensal está a partir do Premium.
Use como checklist: encontre a aba da sua planilha e veja como ela entra no Falcon Finanças sem redigitar.
| Na planilha | No Falcon Finanças | Como trazer | Plano |
|---|---|---|---|
| Saldos dos bancos e do caixa | Contas, com o saldo inicial | Digitar uma vez o saldo da data de corte | Todos |
| Lista de categorias | Categorias de receita e despesa | Cadastrar ou deixar a importação de contas criar | Todos |
| Clientes e fornecedores | Cadastro de clientes e fornecedores | Planilha modelo (.xlsx ou .csv) | Premium |
| Contas a pagar e a receber | Contas a pagar e Contas a receber | Planilha modelo de despesas e de receitas | Premium |
| Extrato copiado do banco | Extrato e conciliação | Arquivo OFX, OFC ou CSV | Master |
| Extrato copiado do banco | Extrato e conciliação | Open Finance, com até 12 meses na conexão | Premium |
| Aba do cartão de crédito | Cartões de crédito, por fatura | Fatura em PDF ou Open Finance | Premium |
| Backup do QuickBooks ZeroPaper | Contas a pagar e Contas a receber | Importação do backup | Premium |
Nos planos Gratuito e Basic, as contas em aberto são lançadas na tela, sem importação de arquivo. Detalhes e limites de cada importação em Importações, na Central de Ajuda.
Eles fazem a migração travar no meio ou a planilha voltar.
Cobrança mensal, sem fidelidade. No plano anual, você paga 10 meses e usa 12.
Quando trocar, como migrar e quanto custa.
Quando ela vive desatualizada, só uma pessoa entende, as fórmulas quebram, há vários bancos e cartões para conferir à mão ou ninguém sabe o saldo dos próximos dias e o resultado do mês.
Não. No Falcon Finanças, a partir do Premium, você importa planilhas de contas a pagar e a receber e de clientes e fornecedores. O extrato do banco entra por arquivo OFX, OFC ou CSV (a partir do Master) ou pelo Open Finance (a partir do Premium).
Não. Comece do saldo de hoje ou do primeiro dia do mês e das contas em aberto. A planilha antiga fica guardada para consulta. Se conectar os bancos pelo Open Finance, até 12 meses de movimentações chegam na conexão.
O Falcon tem modelos em Excel (.xlsx) e CSV para despesas, receitas e clientes e fornecedores. Copie as colunas da sua planilha para o modelo, mantenha os cabeçalhos e envie; as linhas com erro aparecem para corrigir antes de gravar. Veja Importações na Central de Ajuda.
O cadastro inicial cabe em algumas horas na primeira semana. Depois, vale rodar um mês em paralelo e conferir o fechamento antes de aposentar a planilha.
Sim. O plano Gratuito do Falcon Finanças é permanente, não pede cartão de crédito e tem contas a pagar e receber, até 40 lançamentos por mês, categorias, centro de custo, extrato, conciliação e relatórios.
Sim. A partir do Premium, o Falcon importa as despesas e os recebimentos do backup do QuickBooks ZeroPaper. Veja também a alternativa ao QuickBooks.
Serve para quem está começando, com poucas contas. O Falcon tem modelos de planilha grátis e o plano Gratuito para quando você quiser mudar.
Compare, organize e mantenha a rotina.
Plano Gratuito permanente, sem cartão de crédito. Cadastre os bancos com o saldo de hoje, traga as contas em aberto e aposente a planilha no fim do mês.